نظام إدارة الصف (إدارة قائمة الانتظار).. تكنولوجيا تبسيط تجربة انتظار العملاء والتحكم في تدفق الأشخاص
نظام إدارة الصف (إدارة قائمة الانتظار).. هو نظام لا ينظم طوابير الانتظار ولكن يقضي عليها عن طريق إتاحة حجز العملاء لمواعيد الخدمة من الموبايل أو تليفونيا أو من مكان الخدمة . ويتميز أنة يقوم بشكل اتوماتيكي بتحديث العملاء بوقت الخدمة live طبقاَ للواقع.
كما يتيح لمقدم الخدمة ابلاغ العملاء بالالغائات أو التعديلات بكليكات معدوددة من خلال SIMS أو التذاكر الالكترونية.
في الوقت الراهن، من الصعب أن تكون في الحاجة للوقف الجسدي في طوابير بعد الآن، عندما يكون في يديك استخدام موبيلك الممكن هذه التكنولوجيا من أجل أن تريحك وتريح كل من مقدم الخدمة والمستفيد من الخدمة وأماكن الازدحام الغير ضرورية. فهي تعتبر عملية تحسين عملك من خلال إدارة تجربة انتظار العميل، هناك نوعان من أوقات الانتظار.
* الوقت الفعلي هو الذي يقرر العميل أولاً الحصول على شيء ما حتى يحصل عليه.
* الوقت المدرك هو الذي العميل يقرر أولاً الحصول على شيء ما حتى يحصل عليه.
بصفتك مقدم خدمة، عليك التفكير في كلا النوعين من وقت الانتظار. إذا كنت ترغب في تحسين تجربة العميل، فأنت بحاجة إلى تقليل وقت الانتظار الفعلي مع تحسين وقت الانتظار المتصور. إدارة قائمة الانتظار مقابل إدارة رحلة العملاء ظهر مصطلح إدارة قائمة الانتظار في منتصف القرن العشرين. في ذلك الوقت، كان التركيز الأساسي هو تحسين تجربة قائمة انتظار العميل من خلال تقليل وقت الانتظار الفعلي بالداخل، على سبيل المثال، مطعم. في السنوات الأخيرة، تطورت التكنولوجيا الجديدة إلى رحلة عميل أكثر تعقيدًا. اليوم، يحتاج مقدمو الخدمة إلى إدارة رحلة العميل بأكملها، من الوصول المسبق إلى ما بعد الخدمة.
نظام إدارة قائمة الانتظار هو في الأساس نظام يتأكد من أن العملاء يتلقون الخدمة بالترتيب الصحيح، ولكن وفقًا لتعريفنا المتجدد لإدارة قائمة الانتظار، فإن نظام إدارة قائمة الانتظار هو نظام يدير تجربة انتظار العميل طوال رحلتهم بأكملها، من قبل الخدمة إلى ما بعد الخدمة. يمكن أن يحتوي الحل على أي من البرامج والأجهزة أو كليهما التي تساعد الشركات على تسهيل وصول العميل إلى الخدمة، وتخطيط وإدارة تدفق العملاء والموظفين، وجمع البيانات لتحسين تجربة العميل.
نظام إدارة الصف
هو حل تكنولوجي يبسط تجربة انتظار العملاء ويتحكم في تدفق الأشخاص في منشأة الخاصة بك أو المنشاة العامل بها. إنه يضمن أنك تخدم العملاء بالترتيب الصحيح وبكفاءة، مما يؤدي في النهاية إلى تعزيز تجربة عملائهم.. كما يقوم نظام الانتظار بإدارة تجربة انتظار عملائك في جميع نقاط الاتصال مع نشاطك التجاري. اعتمادا على طبيعة نشاطك التجاري، قد تكون قائمة الانتظار أول تفاعل يقوم به العميل مع مؤسستك. تشير الدراسات إلى أن العملاء هم 49٪ من المرجح أن يقوموا بعمليات شراء دفعة إذا كانت تجربتهم شخصية. من خلال ضمان إدارة وقت الانتظار الخاص بهم، فإنك في نهاية المطاف تحسين تجربة العملاء.
وتعتبر نظام إدارة الصف (وقتي) من أهم نظم إدارة قوائم الانتظار لأنه النظام الوحيد علي سطح الكوكب المبني علي تحديث العملاء بالوقت الحقيقي “. إنه ليس مجرد منتج إنه عملية كاملة يتم إدارتها بكليكات معدودة إن سعادتنا تكمن في القيمة التي نحققها للمؤسسات والوقت الذي يتم توفيره للناس.
ويمكن الحصول على تجربة مجانية لنظام وقتي لادارة الصف من هنا
وقتي لا ينظم طابور الانتظار ..
ولكن يلغي طابور الانتظار
هو نظام ادارة الصف الإفتراضي عن طريق إتاحة حجز العملاء لمواعيد الخدمة من الموبايل أو تليفونيا أو من مكان الخدمة. ويتميز أنة يقوم بشكل اتوماتيكي بتحديث العملاء بوقت الخدمة (live) كأنة في مكان الخدمة. كما يتيح لمقدم الخدمة ابلاغ العملاء بالتغييرات والإلغاءات بكليكات معدوددة من خلال SMS والتذاكر الإلكترونية.
أنواع أنظمة إدارة الصف والمميزات والعيوب؟
نظام إدارة الصف (Queue Management System) عبارة عن مجموعة من الأدوات والأنظمة الفرعية التي تساعد في التحكم في تدفق العملاء وإدارة وقت الانتظار للعملاء. فهو يستخدم لتعزيز تجربة العملاء في العديد من الصناعات والقطاعات مثل القطاع الحكومي والقطاع الصحي والتعليم والمصانع والموانئ والقطاع الرياضي والأنشطة اللوجستية… الخ.
كذلك تقوم الدراسات بتقسيم أنظمة إدارة الصف الي تصنيفات متنوعه وسنحاول تبسيط هذه التصنيفات وإختصارها في الأنواع التالية: –
1- نظام الصف الخطي
ويعتبر النوع الأساسي لإدارة تدفق العملاء. إنه يعتمد علي نظرية (FIFO) فمن يأتي أولاً يخدم أولاً. وتعتبر الطريقة الأقدم والأكثر استخدامًا للتعامل مع إنتظار العملاء. و يعتبر نظام بدائي حيث يمكن التعرف علية في الواقع باكثر من شكل ويمكن التوضيح بالامثلة التالية: –
مساعد الطبيب يقوم بتسجيل من يصل الي العياده أولا بالترتيب في كشكول.
بنك أو مستشفي يعطي العميل تذكرة برقم وينتظر ويتم النداء علي الرقم من خلال الشاشات حين يحين دوره
عيوب النطام: إنتظار العملاء لفترات طويلة وخصوصا اذا كان هناك ضغط علي الخدمة . كذلك هذا النظام ليس كفيء في مواجهة الاوبئة و منع إنتشار العدوي نظراَ لوجود تجمعات كثيفة .
2- نظام حجز المواعيد
وهذا النظام يعتمد علي اعطاء موعد للعميل وليس ترتيب في الصف . ويتوفر نظام حجز المواعيد إما عن طريق الاتصال لحجز موعد أو استخدام تطبيق الهاتف الذكي أو عن طريق الإنترنت. حيث يمكن للعميل اختيار يوم ووقت معين من اختياره وقد يكون مرتبط SMS لتأكيد الموعد.
مميزات:-
يساعد حجز المواعيد على تقليل وقت إنتظار العملاء أفضل من النظام السابق (نظام الصف الخطي) ويقلل من عبيء العمل على الموظفين ويوفر لهم تحكمًا أفضل في عدد العملاء أو الزوار في أي وقت محدد.
عيوب هذا النظام الاتي :-
يتعامل هذا النظام مع الخدمات كلها بأنها ذات مدة متساوية و هو ما لا يحدث في الواقع فمثلاَ يوجد خدمة مدتها 10 دقائق و هدمة أخري مدتها 30 دقيقة .
الوقت الممنوح للعميل هو وقت ثابت لا يتغير و هو ما لا يحث علي ارض الواقع نتيجة تأثير ظروف خارجية كثيرة فمثلا الطبيب الذي يتأخر ساعة عن موعده سيؤدي لتأخير ساعة لكل المواعيد و بالتالي يؤدي لوجود إنتظار.
هذا النظام غير فعال مع الاماكن ذات الكثافة العالية و اذا تم استخدامة يؤدي لحدوث مشاكل انتظار كثيرة نظرأَ لعدم الفاعلية في مثل هذة الظروف المزدحمة.
3- نظام الصف الافتراضي (برقم الدور)
هو نظام لإدارة الصف لديه القدرة على السماح للعملاء بالتسجيل في قائمة الصف دون التواجد فعليًا. فهو لا يتيح الحجز الافتراضي فحسب، بل يوفر أيضًا حرية الانتظار في أي مكان حتى خارج موقع الخدمة. بحيث يستطيع معرفة عدد الأشخاص الموجودين في الصف و متبقي قبلة في الصف كم شخص. ويتم إخطاره عندما يحين دوره.
المزايا: من السهل على العميل الانتظار في أي مكان ويتم تنبيهه عندما يحين وقته.
العيوب: قد ينتظر العميل وقتًا طويلاً لأنهم لا يعرفون بالضبط متى سيتم تقديم الخدمة لهم . فالعميل يعرف أنة يسبقة مثلا 5 أشخاص ولكن لا يعرف الوقت المتوقع لتلقي الخدمة. فمثلاَ أحدهم يستغرق 5 دقائق و الاخر يستغرق نصف ساعة (هذه المعلومة غير متوفرة).
4- نظام الصف الافتراضي (متوسط وقت الإنتظار)
هو نظام لإدارة الصف لديه القدرة على السماح للعملاء بالتسجيل في قائمة الصف دون أن يكونوا موجودين فعليًا. فهو لا يتيح التسجيل الافتراضي فحسب، بل يوفر أيضًا حرية الانتظار في أي مكان حتى خارج مكان الخدمة. ومع ذلك، يمكن إبلاغهم بدورهم.
يعمل نظام الصف الافتراضي على تحسين رحلة العميل وتجربة العميل بشكل كبير. كما أنه يساعد على تقليل عبيء العمل على الموظفين والإدارة وهناك فرص قليلة جدًا لتشكل زحام في الفرع. هذه الميزات تجعله متفوقًا على أنواع أنظمة إدارة الصف الأخرى.
يمكن للعملاء أداء المهام ومراقبة تقدم الصف على هواتفهم الذكية أو عبر الانترنت أو عبر الرسائل القصيرة. يمكن أن يتم تسجيل العميل بالصف عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو المكالمات أو تطبيق الهاتف الذكي أو موقع الويب. إن الطابور الافتراضي يؤدي إلى تحسين كفاءة الموظفين.
المميزات والعيوب: يتميز بأنة يسهل للعميل الانتظار في أي مكان ويتم تنبيهه حين يحين دورة . كما أن فترة الانتظار أقل من الانظمة السابقة .
ويعيب هذا النظام انتظار العميل نتيجة عدم معرفته بوقت الخدمة حيث أن قد يعرف متوسط وقت الانتظار والذي قد يتغير بتغير الواقع .
5- نظام الصف الافتراضي (ذو البث المباشر)
هو نظام هجين متطور يمزج بين نظام الصف الافتراضي ونظام حجز المواعيد. فهو يسمح للعملاء بالتسجيل في الصف إما عن طريق الاتصال لحجز موعد أو استخدام تطبيق الهاتف الذكي أو عن طريق الإنترنت.
ويتميز هذا النظام ان العميل يتواجد في الصف في الوقت الذي يقوم باختياره وليس هذا فحسب بل يتم تحديث العميل بالوقت الصحيح Live اذا حدث أي تغيير وكأنة في مكان الخدمة وبشكل اتوماتيكي. كذلك يقوم النظام بابلاغ العميل بأي تغييرات قد تحدث لموعده ويقوم النظام بتوجيهة مثل “استعد انت التالي” أو ” توجه الي ….”.
إن نظام الصف الافتراضي ذو المواعيد المتحركة يتعامل مع الخدمات المختلفة كخدمات ذات فترات زمنية مختلفة. فهو يقوم بالقياس والتحليل لزمن كل خدمة ويقوم بعملية التنظيم بشكل دقيق. كما يقوم بالتنبؤ بفترات الخدمات. إن “نظام الصف الافتراضي ذو المواعيد المتحركة” لا يقوم باعطاء العميل متوسط وقت انتظار كما في ” نظام الصف الافتراضي الثابت” ولكن يقوم باعطاء وقت الخدمة بدقة وبتحديث live طبقا للتغييرات التي تحدث في الواقع.
كما يساعد المؤسسات على جمع البيانات الاحصائيات وتحليلها يغرض تحسين جودة الخدمة وكذلك تجميع شكاوي العملاء ومقتراحاتهم .
مميزات النظام: القضاء على الإنتظار
تطبيق نظام وقتي
- إعدادات سريعة لتفعيل النظام في دقائق
- لتمكين عملائك من الحجز اونلاين قم بوضع رابط الحجز علي موقعك أو مواقع السوشيل ميديا الخاصه بك
- إبدا في حجز مواعيد العملاء من مكان الخدمة أو تليفونيا
- استمتع بقوة التحكم في تنظيم مواعيد الحجوزات من علي موبيلك
مميزات وقتي
- عميل سعيد بلا إنتظار
- الحد من الزيارات الضائعه
- التوزيع المثالي للفريق والوقت والموارد
- زيادة الإنتاجية في بيئة عمل منظمه وهادئه
- منظومة شكاوي ومقترحات وتقييمات
فريق وقتي
- الأمان مع سيرفرات جوجل
- خدمه ودودة علي مدار الساعه
- حلول متنوعة تناسب أي مكان
- عمل علي جميع الأجهزة
