تعرف على أبرز 6 برامج وتطبيقات إدارية لا يجب أن يستغني عنها أصحاب العمل

تطور مفهوم الإدارة بالتوازي مع التطور التكنولوجي خلال الأعوام الأخيرة، وفي ظل الحاجة الملحة لاستعمال التقنيات الحديثة ودمجها في عالم الإدارة بسبب الزخم الكبير الذي يشهده العالم الإداري والتسيير في عصر يتميز بالسرعة والتبادل السريع للمعلومة, يطمح أصحاب الأعمال الموسعة للاعتماد على ما تقدمه هذه التكنولوجيات الحديثة من اختصار للوقت والجهد في تنفيذ المهام، وتجاوز مشكلات وعقبات قاسية كالاتصالات السريعة ومشكلات الأرشفة والتخزين وعناء السفر والإقامة من أجل عقد اجتماع مدته ساعة واحدة.. فاليوم أصبحت هذه النشاطات باستخدام شبكة الإنترنت أقل تكلفة وجهدًا وأكثر إنتاجية.

وفي هذا الإطار استعرض موقع (موهوبون) بعض هذه الخدمات الرقمية التي يستخدمها الملايين حول العالم في إدارة أنشطتهم الإدارية رقميًا والتي جاءت على النحو التالي:

خدمة SLACK لإدارة فرق العمل

سلاك هي منصة اتصالات للأعمال والشركات مسجلة الملكية طورتها شركة البرمجيات الأمريكية Slack Technologies. يوفر سلاك العديد من ميزات نمط بروتوكول الدردشة عبر الإنترنت، بما في ذلك غرف الدردشة الثابتة (القنوات) المنظمة حسب الموضوع والمجموعات الخاصة والمراسلة المباشرة.

يقدم هذا البرنامج خدمة فعالة جدًا لأولئك الذين يدور نشاطهم على إدارة فرق كبيرة من الموظفين، كما يعدُه البعض وسيلة ممتازة لزيادة الإنتاجية، فتصميمه فعال لأجل العمل كفريق تعاوني وتكاملي.

وتدور فكرته الأساسية في التخلص من رسائل البريد الإلكتروني والردود الطويلة، من خلال استضافات عمل تحوي جميع المناقشات في مجموعات متنوعة من القنوات التي تُخصص حسب الحاجة والطلب والهدف، ويسهم أيضًا بتقديم مراقبة سير المشروع أو العمل بشكل شامل ودقيق، وربما تكون هناك برامج وخدمات كثيرة مشابهة له، لكن Slack يبقى الأكثر شعبية.

واجهة برمجة التطبيقات

يوفر سلاك واجهة برمجة تطبيقات (API) للمستخدمين لإنشاء التطبيقات وأتمتة العمليات، مثل إرسال إشعارات تلقائية بناءً على المدخلات البشرية، إرسال التنبيهات بشروط محددة، وإنشاء بطاقات دعم داخلية تلقائيًا. لوحظت واجهة برمجة تطبيقات سلاك لتوافقها مع العديد من أنواع التطبيقات والأطر والخدمات.

الخدمات السحابية Cloud

منصة جوجل السحابية هي منصة مقدمة من جوجل، وهي مجموعة من خدمات السحابية التي تعمل على نفس البنية التحتية التي تستخدمها جوجل داخليًا لمنتجات المستخدم النهائي، مثل بحث جوجل وجيميل وتخزين الملفات ويوتيوب. إلى جانب مجموعة من أدوات الإدارة، فإنها توفر سلسلة من الخدمات السحابية المعيارية بما في ذلك الحوسبة وتخزين البيانات وتحليلات البيانات والتعلم الآلي. يتطلب التسجيل بطاقة ائتمان أو تفاصيل حساب مصرفي.

توفر منصة جوجل السحابية البنية الأساسية كخدمة ومنصة كخدمة وبيئات حوسبة بدون خادم.

فتحت الخدمات السحابية منذ ظهورها الكثير من الأبواب لأولئك الذين يزاولون أعمالاً إدارية تتطلب مساحة تخزينة رقمية على شبكة الانترنت.

فالمدير المميز نجده يستعمل بالضرورة إحدى الخدمات السحابية المعروفة، كخدمة وان درايف ودروب بوكس وغوغل درايف التي تقدم خطة عمل مُرضية ومناسبة لجميع الفئات من خلال تقديم خدمة مجانية دائمة بسعة تخزين تقدر بـ15 غيغابايت.

الخدمة السحابية تفتح للمدير إمكانية الاحتفاظ بملفاته الخاصة أو القيام بأعمال تفاعلية مبنية على مشاركة الروابط وفق ما يجري العمل عليه، كأن تقوم بمشاركة استمارة مع جمهور ما، ليتفاعل معها سواء بالتنزيل أو التغيير والتعديل عليه.

ورغم المساحة التخزينية المحدودة فإن المساحة المجانية ستدفعك للقيام بأعمال كثيرة، تصل بك إلى التخلي عن وحدات التخزين التقليدية كالأقراص الصلبة، فهذه الخدمات ستحمي ملفاتك وفي الوقت نفسه ستسمح لك بالاطلاع عليها من أي مكان في العالم.

تريلو Trello 

تريلو (Trello)‏ هو مشروع لإدارة الأعمال والمهمات بين أعضاء الفريق عبر إنشاء البطاقات وإسناد المهام لأصحابها، ويعرض مدى تقدم المهمة، منشئ هذا المشروع هي شركة “Fog Creek Software” برمجيات فوج كريك في الأساس، أطلقت عليه مجلة Wired في عام 2011 من أفضل سبعة تطبيقات لم تسمع عنها.

يعد برنامج تريلو Trello من أفضل برامج إدارة فرق العمل، وخيارًا ممتازًا سواء للأفراد أو الفرق التي تعمل في مجموعات تتقاسم المهام، فإذا كنت صاحب مشروع أو عمل مهما كان حجمه فتأكد أنك ستحتاج إلى وسيلة خاصة بك، تمكِنك من إدارة هذا المشروع أو العمل ومراقبة مراحله وتطوراته بشكل يومي وآني، وهذا هو دور برنامج Trello.

يعمل البرنامج على تحيين نظرتك على العمل زمنيًا ونظريًا، ومراقبة نشاط المجموعة بشكل تفصيلي، وعرض الملاحظات، واستعمال نظام الـ Tags الذي يسهل تمرير الأوامر، وهو برنامج مجاني تمامًا، ومناسب لجميع المنصات الرقمية: ويندوز، نظام IOS، أو نظام Android، كما يمكنك استخدامه بشكل مباشر عبر خدمة الويب من أي متصفح، وهذا ما يجعل العمل عليه أكثر فاعلية وإنتاجية.

مميزات برنامج Trello

يحتوي برنامج Trello على عدد كبير من المميزات ولكن أهم تلك المميزات هو الآتي :

• يمكنك من إدارة مشروعك بشكل دقيق وإظهار كافة التفاصيل.
• تستطيع من خلاله رؤية مدى تطور كل مهمة داخل كل مشروع.
• يمكنك تحديد مواعيد كل مهمة داخل المشروع وإرسال إشعار عند انتهاء المعدل الزمني الخاص بكل مهمة.
• يمكنك العمل على هذا البرنامج بفريق كامل حيث تستطيع توزيع المهام بين أفراد الفريق ورؤية أعمال كل فرد في إجمالي المشروع ومدى إنجازه لعمله.
• وتستطيع من خلال إعدادات البرنامج إرسال إشعار لكافة أعضاء فريق العمل عند انتهاء جزء معين من المشروع أو عند تغير خطة المشروع أو حسب إعدادات المسبقة للبرنامج.
• يمكنك فتح البرنامج من أي جهاز تشغيل وفي أي وقت لانه يدعم جميع أجهزة التشغيل.
• البرنامج مجاني بالكامل ولا يتطلب منك أي تكلفة إضافية.
• يمتاز البرنامج بواجهة بسيطة جداً تمكنك من التعامل معه وتعلمه بشكل سريع جداً وبدون خبرة مسبقة عالية.

خدمات التواصل الاجتماعي

كثيرة هي مواقع التواصل الاجتماعي التي توفر اتصالاً مباشرًا بين متعاملَين أو أكثر، وصولاً إلى عقد الاجتماعات الرقمية… كـ skype المملوك لشركة مايكروسوفت، أو واتساب من مجموعة ميتا وغيرها.

ولاقت تطبيقات كـ تيليغرام مثلاً استحسانًا كبيرًا لما يوفره من سهولة في الاستخدام وسلاسة في التعامل.

قد يقول البعض إن هناك متعاملين آخرين يوفرون الخدمات عينها ولكن المسائل المتعلقة بصلاحيات الوصول التي كثر الحديث عنها أخيرًا جعلت هناك تفاضُلاً في استخدام هذا النوع من التطبيقات.

كما أن مسألة الحفاظ على جودة المستندات التي يجري مشاركتها هي أحد الأسباب التي تغلب خدمة على أخرى عند جمهور المستخدمين، ولا ننسى أن إنشاء مجموعات العمل للمحادثة المشتركة أصبح متوفرًا في معظم المنصات تقريبًا.

وبصفة عامة صار أشبه بالمستحيل التخلي عن خدمات التواصل الاجتماعي في الوسط الإداري، فهي تقدم الأفضل عند استعمالها بشكل صحيح ومناسب.

خدمات البريد الإلكتروني E-Mail

أصبح البريد الإلكتروني ركيزة أساسية في نظام الإدارة، ومن غير المعقول أن تجد اليوم إداريًا أو موظفًا لا يملك بريدًا إلكترونيًا واحدًا على الأقل، بل صرنا نرى ربطًا بالبريد الإلكتروني للكيانات المعنوية كالشركات والمؤسسات، وعدم وجود ذلك قد يسبب لك مشكلات متعلقة بالاتصال الفعال مع الزبائن والمتعاملين.

ونجد الآن تنوعًا كبيرًا في نوعية خدمات البريد الإلكتروني فهناك خدمة جيميل المملوكة لشركة غوغل، وهناك خدمة الآوتلوك المملوكة لشركة مايكروسوفت، وغيرها المئات من الخدمات الأخرى.

توفر هذه الخدمات منصة إرسال واستقبال للرسائل الإلكترونية ومساحة معينة للتخزين، كما توفر أيضًا خدمات مدفوعة قد يحتاج إليها المستخدمون وخاصة أصحاب الشركات والمؤسسات، كخدمة اختيار النطاق مثلاً، وتكون هذه الخدمات على شكل خطط خدمات محددة بمدة زمنية (شهرية أو سنوية عادة).

خدمات Google المكتبية

شركة غوغل لها دور كبير في تنمية الإدارة الإلكترونية والخدمات المكتبية الافتراضية التي يستخدمها الملايين حول العالم، التي تسهل فعلاً الأعمال وإدارة المشاريع، من خلال حزمة الخدمات المكتبية التي تقدمها، كخدمة google Docs وخدمة google sheets، وخدمة Google-meet.

لاقت خدماتها استحسان الجميع كونها تختصر وقتًا وجهدًا ثمينين عند الاعتماد عليها، وكونها كذلك خاضعة لمبدأ الاشتغال المشترك بسبب اتصال جميع تلك الأدوات باشتراك واحد خاص بشركة غوغل يتمثل في الحساب وتتصل كذلك بمساحة تخزين واحدة يمكن زيادتها من خلال ما تقدمه الشركة من اشتراكات مدفوعة ومتنوعة.

واستخدامك بوصفك مديرا لهذه التطبيقات صار حتميًا، خاصة فيما يتعلق بإدارة المجموعات المهنية، أو إدارة المستخدمين وتوزيع المهام، فمثلاً يمكنك أن تدير فريق عمل كاملا من خلال Google Sheet  وحده، أو عقد اجتماع مع الجميع على خدمة G-meet  والخدمات المرفقة تجعل اجتماعك يفوق في نجاحه الاجتماعات المباشرة والفعلية.

لذلك تيقن أن اعتمادك على خدمات Google المكتبية سيقدم لك إضافة حتمًا.